3月にはいると確定申告などの事務処理に追われて忙しい〜〜!
と嘆く季節がやってまいりましたね。

私の会社では、毎月税理士さんが定期的な訪問で、一ヶ月の経費や未収入金のチェックなどが定期的におこなわれています。
ですから、会社の決算はあたふたすることなく、チェックと見直しだけの簡単作業になっています。

このように、ストレスがなく毎月安心して仕事に従事できるので、税理士さんに感謝しておりますが、それでも事務仕事において多少ストレスフルなこともあるのです。

そんなちょっとしたストレスの解消法です。

どっちが効率的?
まとめてする?ちまちまする?

毎日かかった経費の精算をまとめてするか?その都度するか?ですね。

毎日細かい金額の領収書、たった1〜2枚のためにファイルを開ける→領収書を保存のためノリで貼りつける→パソコンを開けて2行ほどの経費を記録する。という一連の動作がめちゃくちゃ面倒なので、領収書をまとめて月末に記帳していました。

私は、その方が効率がとてもいいと思っていたのです。
確かに、時間を測るとわかるのですが、毎日行なっている細かい動作が一ヶ月まとめてとなるわけですから、20回以上のパソコンの開け閉めやノートの出し入れは、効率化できるのです。

人間は感情の生き物です

私が機械のように感情がなければこちらの方が時間短縮につながって、効率がいいと思いますが、、、。

私は、タスク管理を始めてから、本当にこちらの方が効率的なのかどうか?を疑問に思うようになりました。

なぜなら、嫌なことって先送りしていませんか?

それは、こちらのブログからです。

先送り防止には、できない壁を取り払うために、細分化するとハードルが下がるということを知ったのです。

で、実際行なってみると意外と上手く取り組めたのがブログの更新でした。

以前は、一気に書こうとしていましたが。時間を30分程度と考え、書くことと向き合っています。

1日目は見出しです。書くことさえ決まれば、時間がとられても、書くことに抵抗はないので2日目は結構時間がかかっても負担はないのです。

事務処理も細分化で!

そんな経験から、今度は事務処理についても同じように考えたのです。

毎日発生した領収証を、その都度、帳票綴りに貼ることに決めたのです。

本来なら帳票綴は事務机の上に置いてあるのですが、一番出し入れのしやすいキッチンの横に置いたのです。

するとどうでしょう。お財布の中身を綺麗にするついでに貼っていくことに何の抵抗もなくできたのです。

もちろん、単に貼っていく作業ですから当たり前といえば当たり前ですが。

すると、パソコンの入力する際にもグッとハードルが下がりました。

要するに、今まででしたら、入力前のレシートの整理があったのですが、それを飛ばしての入力作業ですからね。

そんな小さな改革を起こすと、直ぐに記帳できるため毎月の帳簿整理がグッと楽になりました。
いつもは、税理士さんが訪問する2日前からあたふたと事務仕事をやっていた自分がウソのようです。

このように、嫌な仕事はちまちますることで、ハードルが下がり精神的にもよく、他のことに集中できる時間が増えました。

まとめ

先送り防止に備え、嫌なタスクは小さく分けましょう〜♪

この記事を書いた人

michann

読書が好きで、本が速く読める(フォトリーダ)技術を持っていながらも、年齢と共に活字を読むことに煩わしさを感じ、現在は耳読に夢中です。



仕事は、花つくりを中心とした農業をしています。
お花に関する知識

・造園施工管理技士2級
・小原流 家元教授
・グリーンアドバイザー
・ハンキングバスケット・マスター

・食品衛生管理者

を持っています。



独身時代は、海外添乗の経験があり総合旅程管理主任者を取得し、今は趣味として旅を続けながら人生を謳歌中です。
また、

最近始めたゴルフは、100のスコアーを切るべく苦戦しながら楽しんでいます。



また、自分の強みであるコミュニケーション能力と社交性、個別化を生かし数年前より 社)コーチングプラットフォーム認定コーチとなり、コーチングで”自分らしくしなやかに生きる”を実践中です!



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